頭の中を整理して、仕事の優先順位と時間割を作ろう

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さて、今回はいつもの様にＷＥＢ系の話題ではなく、仕事を整理して、仕事の効率化を図る方法を考えてみます。

頭の中の整理と、仕事の優先順位の関係

様々な機器を組み合わせて、お客様にカスタマイズされたシステムを構築している、システムインテグレーションを生業としている会社でのお話です。

社員は、社長以下総勢１２名。
いわゆる同族会社で、この会社社長が絶対の権威を握っています。

少し大きなインテグレーションの仕事を約４ヶ月前に受注して、２週間後に迫った今月の最終週にお客様に納品するシステムがありました。

このシステムインテグレータの会社で営業を牛耳っている営業部長が、準備の進捗状況を確認しようと技術の田中さんのところに行ってきました。

もう、大変なことになりつつあったのです。

頭の中の整理ができていないと。。。

営業部長

例のＡ社の設置の準備、どんな具合で進んでる？

って聴いてみると、例によって

技術の田中さん

そりゃあ、順調ですよ！

ってなにか問題？っていう顔するんです。

そこで

営業部長

じゃあ、工程表と図面を見せてくれる？

って言うと、変な顔して

技術の田中さん

まだ、作ってませんけど・・・

営業部長

えっ、じゃ順調ってどういう意味？

技術の田中さん

機材は入ってきているし、ヒートランも順調ですよ。

まぁ、技術者だからね。そっちはしっかりやっているわけね。
でも、

営業部長

そりゃ、システムの機械は順調が当たり前でしょうけど、お客様に『こちらの設置計画はこういう日程で、こんな工程です。　図面はこちらのとおりです。』ってそろそろ連絡しないと。お客様の方の段取りもあるでしょう

技術の田中さん

ハイ、わかりましたぁ。

って、怪訝な表情です。

営業部長

それで、何をしなくちゃならなくて、それにどのくらいの時間と工数がかかるのかを教えて下さい。

と、聞いてみると

技術の田中さん

ハイ、わかりましたぁ。

技術の田中さん

え～っと、図面書きあって、ソフトの検証がまだ最終でないので・・・・・・・・・・

営業部長

で、いつなら出来上がるんですか？

って聴くと

技術の田中さん

たぶん、来週の木曜日くらいには・・・・

なんか、だんだんあやふやな雰囲気になってきましたよぉ～

営業部長

それじゃ、スケジュールも何も立てられないでしょう。一度あなたの頭の中を整理しよう！

っという具合に、例によって例のごとくのやり取りです。
いや～な予感はしていたのですが、ここまでとはねぇ～～～

そして、田中さんと一緒に打ち合わせコーナーへ行って

ひとつ一つの仕事に優先順位をつけよう

やらなければならないシゴトをリストアップして、一つ一つのシゴトにどのくらいの時間と工数がかかるのかをホワイトボードに書きながら、明日からのスケジュールを作っていきました。

田中さんが、やらなくてはならないと思っている仕事を、リスト化してみると７個になりました。

peecheey作

そのリストの中で、図面書きという項目は、どんな図面なのかというところまで掘り下げて具体化すると３枚だそうです。

また、７つの仕事のうち、なんと来月の中旬までで良いシゴトが２つも発見！

「これ、なんで今やらないといけないの？」

というくらい先のシゴトですよね。

まぁ、田中さんにとっては重要なシゴトなんでしょうね。

でも、会社にとっては、「いま、なぜ？」という疑問符が付けられます。

これで、シゴト内容が抽出されたので、話し合いながら優先順位をつけていきます。

なぜ、この仕事が重要なのか！

っという「なぜ？」が大切です。

そして、それぞれのシゴトが抽出できて具体化されましたので、そこに必要な時間と工数を書き込んでいきましたぁ

仕事の時間割

最後に、時間割の作成です。

１日のシゴト時間で、最も頭が回転して効率のよいのは、朝９:３０くらいからお昼くらいまでです。

なので、朝９:３０くらいからお昼くらいまでの時間に一番頭を使うシゴトを持ってきます。

お昼休みの終了した午後１時から１～２時間は、血が胃や腸に行くので頭の回転は良くない、つまり仕事の効率が下がる時間帯です。

そこで、この時間帯はどちらかというと体を動かす仕事を入れます。

３時過ぎからまた頭を使うシゴトを入れていきます。

で、明日からの仕事の時間割を作ってみたら

なんと、２.５日ですべてが終わる時間割が作れました。

最初、来週の木曜日って言っていたスケジュールが、今週中に出来上がる事になりました。

あとは、田中さんがこの通りに実行してくれるかどうかだけですね。

頭の中の整理をして、仕事の優先順位と時間割をみましょう

あなたも、一度自分の頭の中を整理して、シゴトの優先順位と時間割を作ってみませんか？

あなたの思っているよりも、数段早くしかも効率良く、シゴトが片付きますよ。

そして、残業なしで夜もゆったり疲れを癒せる時間が持てますね。

ぜひ実行してみてください。

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